Про законність електронного документообігу.

На сьогоднішній день бізнес веде податкову звітність в електронному вигляді, але первинну документацію все ж таки іноді веде на папері. Проте й останню можна оформлювати в електронному вигляді. Для цього є всі законні підстави, про що свідчить і позиція держави і податкових органів, яка виражена у відповідних офіційних документах. 

Держава регламентує електронний документообіг трьома основними законами:

  • Законом про електронні документи та електронний документообіг;
  • Законом про електронні довірчі послуги;
  • Законом про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні.

Оскільки контролюючим органом, що буде перевіряти легітимність ведення електронної документації виступає саме Державна податкова служба, то ми повинні брати до уваги і ті інформаційні листи, які надані ДПС, а саме:

  • лист від 26.12.2011 р. № 10406/7/18-4017 “Про визнання органами ДПС електронних первинних документів”;
  • лист ДФС від 04.01.2017 р. № 30/6/99-99-15-02-02-15.

Відповідно до статті 7 Закону про електронні документи та електронний документообіг, оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора. 

Перелік обов’язкових реквізитів наведений у статті 9 Закону “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”, це:

  • назва документа;
  • дата складання;
  • назва підприємства;
  • зміст та обсяг господарської операції;
  • посади осіб відповідальних за здійснення господарської операції;
  • особистий підпис для ідентифікації особи яка брала участь у здійсненні господарської операції.

В статті 5 Закону про електронні документи та електронний документообіг зазначено, що якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний та паперовий документи, кожен з цих документів є оригіналом і вони мають однакову юридичну силу. Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

Станом на сьогодні, законодавство не дає повного переліку первинних документів, які використовуються в бухгалтерському обліку, а деякі основні види первинних документів не мають затвердженої форми. Проте, у випадках коли форма первинного документа не затверджена, підприємства самостійно мають право розробити бланк первинного документа. Головна вимога – форма повинна містити всі обов’язкові реквізити. Ви легко можете зробити власну форму первинного документу за допомогою програми M.E.Doc в якій є конструктор шаблонів таких первинних документів. 

Отже, електронні документи, у яких є всі необхідні реквізити, мають таку ж юридичну силу як і паперові.
І враховуючи досвід переходу на електронну звітність, електроний документообіг теж витіснятиме паперовий.


Якщо у Вас виникнуть додаткові запитання щодо переходу на електронний документообіг, будь ласка, зв’яжіться з нами. Наші спеціалість з радістю Вам допоможуть.