Оновлено:
Головне меню / Облік ПДВ / Реєстр первинних документів
Щоб імпортувати податкову накладну з бухгалтерської програми, натисніть Файл / Імпорт / Імпорт звітів
Для створення податкової накладної в програмі M.E.Doc натисніть Файл / Створити / Податкову накладну
Заповнену податкову накладну виділіть та натисніть Наступні дії / Відправити в ДФС
Через деякий час, натисніть Отримати повідомлення
Коли прийде квитанція, що податкова накладна зареєстрована в Єдиному реєстрі податкових накладних, виділіть потрібну податкову накладну та натисніть Наступні дії / Відправити контрагенту
Наберіть паролі електронних підписів. Якщо контрагент, якому Ви відправляєте податкову накладну відсутній в адресній книзі, програма запропонує автоматично додати контрагента в адресну книгу та довідник контрагентів, у цьому випадку, натисніть Продовжити:
В результаті, повинно з’явитись повідомлення про успішне відправлення документу:
Якщо у покупця немає програми M.E.Doc, під час відправлення документу з’явиться помилка:
В цьому випадку, покупець може одержати накладну одним із трьох способів:
- Покупець реєструється на сервісі СОТА: sota-buh.com.ua. Інструкцію користувача з реєстрації у персональному кабінеті СОТА можна переглянути на вході до системи. Після реєстрації покупця на сервісі СОТА, продавцю потрібно відправити податкову накладну повторно, при цьому сертифікати покупця завантажаться в програму продавця автоматично.
- Покупець встановлює програму M.E.Doc, налаштовує пошту, додає сертифікати та здійснює одержання пошти. Продавець повторно відправляє документ, сертифікати покупця автоматично завантажаться в програму продавця.
- Покупець відправляє у Державну фіскальну службу Запит щодо отримання відомостей з єдиного реєстру податкових накладних. У відповідь прийде електронна податкова накладна, яку зареєстрував в єдиному реєстрі продавець.
Отримання електронних податкових накладних від постачальників
Щоб отримувати податкові накладні від користувачів програми M.E.Doc, достатньо відкрити Реєстр первинних документів, вибрати потрібний період та натиснути Отримати повідомлення
Щоб отримати податкову накладну від продавця, який не користується програмою M.E.Doc, продавець повинен спочатку зареєструвати податкову накладну, після чого покупець відправляє у Державну фіскальну службу України Запит щодо отримання відомостей з єдиного реєстру податкових накладних. Інструкцію, як сформувати запит в програмі M.E.Doc, можна переглянути за адресою: www.pavlobilan.com/request-erpn
Поширені питання
Питання №1: Постачальники вислали нам листи, в яких інформують, що користуються програмою M.E.Doc та просять повідомити, якою програмою користуємось ми та адресу електронної пошти, на яку будуть висилати електронні податкові накладні. Де можна переглянути адресу електронної пошти?
Відповідь: При відправленні електронних податкових накладних з програми M.E.Doc, електронна пошта не використовується, документи відправляються напряму, через сервер документообігу (СДО), який визначає одержувача по коду ЄДРПОУ або номеру платника ПДВ. У відповідь постачальнику достатньо написати, що Ви користуєтесь програмою M.E.Doc і для обміну первинними документами ця програма не використовує електронну пошту.
Питання №2: Нам потрібно перед реєстрацією податкової накладної спочатку відправити її контрагенту, щоб він перевірив правильність заповнення реквізитів. Яким чином це зробити?
Відповідь: Існує два способи. Перший спосіб – виділити або відкрити податкову накладну, натиснути Файл, вибрати Друк в PDF, зберегти файл та вислати особистою електронною поштою. Другий спосіб – змінити порядок обміну документами. Для цього потрібно зайти в Головне меню, вибрати Первинні документи, відкрити Налаштування обміну документами та вибрати Узгодження з контрагентом-Реєстрація-Відправлення зареєстрованих контрагенту, далі відправляємо накладну контрагенту. Продавець зможе зареєструвати накладну після погодження покупцем. При використанні другого способу, якщо покупець тривалий час не погоджує документ, щоб мати можливість зареєструвати податкову накладну, потрібно в налаштуваннях обміну документами встановити Реєстрація – відправлення зареєстрованих контрагенту.
Питання №3: Постачальник стверджує, що відправив податкову накладну, але ми її не отримали. Яким чином отримати цю податкову накладну?
Відповідь: Покупцеві потрібно спочатку очистити фільтр (кнопка із зображенням літери “X” ліворуч реєстру первинних документів), перевірити, чи правильно вибраний період в реєстрі первинних документів програми M.E.Doc, здійснити отримання повідомлень. Якщо податкової накладної немає, швидше за все, продавець лише зареєстрував її в ЄРПН. Щоб одержати податкову накладну, покупець може відправити запит до ЄРПН згідно з інструкцією: www.pavlobilan.com/request-erpn.
Питання №4: Нам прийшла податкова накладна від постачальника, після відкриття з’являється вікно з пропозицією погодити або відхилити документ. Для чого погоджувати документи та чи обов’язково це робити?
Відповідь: Погодивши документ, Ви даєте знати продавцеві, що документ заповнений правильно, зокрема правильно вказані реквізити покупця. Якщо документ заповнений з помилкою, відхиливши документ із вказуванням причини відхилення, продавець зможе оперативно подати розрахунок коригування. Якщо документ прийшов від контрагента без квитанції, це свідчить про те, що контрагент чекає, поки Ви погодите документ, лише після цього він зареєструє податкову накладну в ЄРПН. Не погодивши незареєстровану податкову накладну, у продавця можуть виникнути затримки з реєстрацією. Тому рекомендуємо погоджувати або відхиляти усі податкові накладні.
Питання №5: Яким чином відправити розрахунок коригування (Додаток 2) покупцеві, який не користується програмою M.E.Doc?
Відповідь(Оновлено 05/07/2015): З липня місяця 2015 р. ДФС України реалізувала можливість обміну розрахунками коригування через сервер ЄРПН. Таким чином, незалежно від того якою програмою користується покупець, продавцю достатньо виділити Дод.2 та натиснути кнопку Відправити контрагенту.
Питання №6: В довіднику “Контрагенти” у деяких підприємств зазначено, що Документообіг не можливий. Чи вдасться надіслати податкову накладну в такому випадку.
Відповідь: Стовпець “Документообіг” вказує на наявність ліцензії до модулю “Електронний документообіг” у контрагента. Відсутність модулю “ЕДО” у покупця не впливає на можливість відправлення документів продавцем.
Питання №7: Покупець відхилив зареєстровану податкову накладну в зв’язку з помилкою, що потрібно робити?
Відповідь: Потрібно надіслати до Єдиного реєстру податкових накладних розрахунок коригування (додаток 2)
Питання №8: При відправленні податкової накладної контрагенту, програма M.E.Doc повідомляє, що сертифікат одержувача не знайдено, хоча цей контрагент теж використовує сертифікати ЦСК “Україна” та програму M.E.Doc. Чому сертифікати не завантажуються в програму та яким чином надіслати податкову накладну контрагентові?
Відповідь: Швидше за все, в довіднику Контрагенти для даного покупця внесений неправильний код ЄДРПОУ. Потрібно зайти в Головне меню, вибрати Довідники, відкрити Контрагенти, вибрати потрібну групу та змінити в картці контрагента код ЄДРПОУ. Якщо помилковий код ЄДРПОУ прописаний в податковій накладній, виправити та відправити ПН контрагенту. Якщо ПН з помилковим ЄДРПОУ була зареєстрована в ЄРПН, відправити контрагенту дану ПН з квитанцією неможливо. У цьому випадку, контрагент мусить зробити запит з Єдиного реєстру ПН. Після виправлення коду ЄДРПОУ у довіднику, усі наступні ПН надсилатимуться успішно.
Питання №9: Після зміни налаштування обміну документами (змінили щоб спочатку відправляти контрагенту, потім в ДФС), ми не можемо зареєструвати податкову накладну в ДФС, оскільки контрагент не погоджує ПН. Яким чином зареєструвати податкову накладну?
Відповідь: Скопіюйте податкову накладну та зареєструйте копію з тим же номером та датою, попередній документ видаліть.
Питання №10: При відправленні податкової накладної контрагенту з’являється повідомлення: “неможливо визначити ЄДРПОУ для контрагента за ІПН”, хоча цей контрагент теж використовує сертифікати ЦСК “Україна” та програму M.E.Doc. Яким чином надіслати податкову накладну контрагенту?
Відповідь: Потрібно зайти в Головне меню, вибрати Довідники, відкрити Контрагенти, вибрати потрібну групу та додати цього контрагента вказавши його код ЄДРПОУ та номер платника ПДВ, після цього відправити документ контрагенту.
Також рекомендуємо ознайомитись з інструкцією щодо формуванню запиту з Єдиного реєстру податкових накладних: www.pavlobilan.com/request-erpn