Створення шаблонів електронних документів

Оновлено:

В даній інструкції буде показано на прикладі договору як в програмі M.E.Doc створювати шаблони електронних документів. Аналогічним способом створюються інші первинні документи, такі як акти, видаткові накладні, рахунки, акти звірки та ін.

Після створення шаблону, електронний договір буде підписуватися з контрагентами в електронному вигляді з використанням кваліфікованих електронних підписів та матиме юридичну силу.

Серед основних переваг підписання електронних договорів замість паперових є:

  1. Швидкість обміну документами. Електронний договір можна отримати та підписати за кілька хвилин, навіть якщо контрагенти знаходяться в різних куточках України.
  2. Можливість перевірити чи документ підписано уповноваженою особою. При отриманні підписаного договору вашим контрагентом, можна перевірити ким саме підписаний даний документ та переконатися, що дана особа уповноважена здійснювати правочин. Для виготовлення електронних підписів, керівники підприємств особисто подають копії паспортів або інших документів які засвідчують їхню особу, а адміністратори реєстрації Центрів сертифікації ключів звіряють їхні підписи у заявках із підписами у паперових документах. У випадку підписання паперового договору, ніхто підписи не звіряє з підписами у паспорті і ви можете отримати договір, який підписаний неуповноваженою на підписання особою.
  3. Економія коштів. Щоб відправити 2 документи для одного контрагента звичайною поштою, станом на 30.08.2020р. необхідно витратити близько 10 грн. В дану вартість включена вартість паперу, поштових марок, конверту, заправка картриджів. Якщо підприємство відправляє поштою 50 паперових комплектів по 2 документи щомісячно, економія становитиме 6 000 грн. в рік. Якщо організація щомісяця надсилає 1000 комплектів – економія становитиме 120 000 грн. в рік.
  4. Економія часу співробітників. Щоб роздрукувати, підписати, проштампувати, запакувати в конверт заповнені паперові документи, а потім приклеїти поштову марку та написати на конверті ручкою адреси відправника та одержувача, необхідно витратити близько 5 хв часу. Щоб надіслати заповнені електронні документи, необхідно близько 5 секунд. Якщо ваше підприємство виписує 50 паперових комплектів по 2 документи в місяць, економія часу співробітників становитиме 6 людино-днів у рік. Якщо підприємство щомісяця надсилає 1000 комплектів – річна економія часу становитиме 50 людино-днів.
  5. Зручно для бюджетних організацій. Бюджетним організаціям не потрібно сканувати договори для prozorro, електронні договори можна зберігати з програми M.E.Doc у PDF форматі та відразу завантажувати на майданчик закупівель.

Отже, вигода від впровадження електронного документообігу очевидна. Не дарма електронні первинні документи вже давно надсилають найпрогресивніші підприємства країни. Але може скластися враження, що впровадити електронний документообіг складно та дорого. Насправді, це не так і в даній інструкції буде показано наскільки це просто.

Найпростішим способом створення нового шаблону, є його копіювання на основі іншого та подальше його редагування. Але в цій інструкції ми розглянемо створення нового шаблону з самого початку, додаючи усі необхідні поля. Цей спосіб довший, але він дасть вам повний контроль та розуміння принципів формування шаблонів первинних документів.

Створення шаблону

Для створення шаблону електронного договору в програмі M.E.Doc, потрібно відкрити “Головне меню”, натиснути “Первинні документи”, відкрити розділ “Шаблони первинних документів”.

В переліку ліворуч ви побачите типові шаблони та шаблони підприємств, які вже використовують електронний документообіг в програмі M.E.Doc. Виберіть розділ “Власні” та натисніть “Додати групу”, введіть назву групи та натисніть “ОК”.

Виберіть створену групу, натисніть “Створити запис”, введіть код нового шаблону, наприклад, “DGVR1”, найменування шаблону, наприклад, “Договір купівлі-продажу”, виберіть зі списку тип документа “Договір” та натисніть ОК.

Додавання тексту договору

Після створення шаблону, він автоматично відкриється. Щоб не набирати текст договору з самого початку, ми скопіюємо його з файлу Microsoft Word, текст та таблиці можна копіювати в шаблон стандартною комбінацією клавіш Ctrl+C та Ctrl+V, або через меню правої клавіші миші.

Додавання системних полів

Системні поля необхідно додати для того, щоб при створенні нового договору автоматично заповнювалися реквізити нашого підприємства та додавалися реквізити контрагента із довідника. Системні поля містять дані які прописуються в картку підприємства та картки контрагентів.

Щоб додати системні поля, необхідно відкрити шаблон для редагування, встановити курсор у місце де повинне бути системне поле, натиснути у правій частині екрану “Структура шаблона”, знайти потрібне поле та натиснути на ньому подвійним кліком мишки. Якщо у шаблоні одне і те ж саме поле буде використовуватися кілька разів, необхідно перетягнути потрібне поле у текст шаблону способом drag-and-drop.


Аналогічним способом додаємо в договір наступні системні поля:

  • [NUM] – номер договору;
  • [DOCDATE] – дата укладення договору;
  • [FIRM_NAME] – назва нашого підприємства;
  • [SIDE_CD_K] – назва організації контрагента;
  • [SUMWITHOUTPDV] – сума договору без ПДВ;
  • [SUMWITHOUTPDV_TEXT] – сума договору без ПДВ текстом;
  • [FIRM_EDRPOU] – ЄДРПОУ нашої організації;
  • [FIRM_TEL_FIZ] – телефон нашої організації;
  • [FIRM_RS] – IBAN нашої організації;
  • [FIRM_NMBANK] – назва нашого банку;
  • [TAXSYSTEM] – наша система оподаткування;
  • [SIDE_EDRPOU_K] – ЄДРПОУ контрагента;
  • [SIDE_CDADR_K] – адреса контрагента;
  • [SIDE_TEL_K] – телефон контрагента;
  • [SIDE_CDSHR_K] – IBAN контрагента;
  • [SIDE_BANK_K] – назва банку контрагента;
  • [FIRM_RUKPOS] – посада керівника нашої організації;
  • [FIRM_RUK] – ПІБ керівника нашої організації;
  • [SIDE_DIR_POS] – посада керівника організації контрагента;
  • [SIDE_DIR_FIO] – ПІБ керівника організації контрагента;

Таким чином, у місцях договору куди будуть завантажуватися реквізити з довідників, у нас повинні бути додані системні поля:

Cтворення та додавання користувацьких полів

Також в договорі можуть бути поля які не завантажуються з довідників та які потрібно прописувати вручну. Для договору ми створимо 2 додаткових текстових поля та розмістимо їх у шаблоні договору:

  • [VOSOBI] – ПІБ керівника організації контрагента в родовому відмінку;
  • [NAPIDSTAVI] – на підставі якого документу діє організація контрагента;

Для цього у розділі “Структура шаблона” потрібно натиснути “Створити поле”, виділити новостворене поле у розділі “Поля користувача” , натиснути “Властивості поля” та змінити його тип та назву.

Додавання динамічної таблиці

Оскільки договір може містити специфікацію з різною кількістю товарів або послуг, необхідно додати динамічну таблицю, кількість рядків якої буде збільшуватися по мірі додавання у специфікацію нових товарів.

Для цього, у відкритому шаблоні потрібно встановити курсор у місце куди буде додана динамічна таблиця, далі потрібно вибрати “Структура шаблона” та натиснути “Створити динамічну таблицю”. У вікні “Вставити таблицю” необхідно вказати кількість рядків та стовпців для таблиці специфікації та натиснути кнопку “Вставити”. У нашому прикладі буде 1 рядок та 6 стовпців, а додатковий рядок для заголовків додасться автоматично.

Далі додаємо назви стовпців таблиці та перейменовуємо назви та ідентифікатори полів динамічної таблиці у більш зрозумілі:

Щоб товари можна було вибирати з довідника та щоб в таблицю завантажувалася ціна, необхідно в налаштування полів таблиці вказати тип даних, довідник та з якого саме поля довідника потрібно брати дані:


Додавання полів електронних підписів

Для того, щоб ми та наші контрагенти могли підписувати договір, необхідно додати поля для накладання електронних підписів:

  • [IMAGEFIELD2] – Перший підпис;
  • [IMAGEFIELD3] – Печатка установи;
  • [IMAGEFIELD5] – Перший підпис (відповідний);
  • [IMAGEFIELD6] – Печатка установи (відповідна).

Додавання програми модифікації документа

Оскільки в договорі у нас буде використовуватися системне поле “сума договору без ПДВ текстом” [SUMWITHOUTPDV_TEXT], необхідно прописати програму для її заповнення. Також дана сума повинна рахуватися автоматично на основі кількості та вартості товару.

Для додавання коду VBScript, у відкритому шаблоні, знизу вікна, потрібно натиснути на вкладку “Програми” та написати код програми модифікації документа. В нашому прикладі використовується наступний код:

SUB MODIFY()
	With rsMain
	.Edit
	 .FldVal("SUMWITHOUTPDV_TEXT") = .FldVal("SUMWITHOUTPDV")
	.Post

	End With
END SUB

SUB MODIFY()
	With rsMain
	.Edit
	Doc.GblVal("SUMWITHOUTPDV") = Null
	Set rsTab1 = Doc.DataSets("TAB1")
	rsTab1.First

	  While Not rsTab1.EOF
		rsTab1.Edit
		  rsTab1.FldVal("TAB1_SUM") = rsTab1.FldVal("TAB1_KILKIST") * rsTab1.FldVal("TAB1_PRICE")
		rsTab1.Post
		rsTab1.Next
	  Wend

	Set rsTab1 = Nothing

	Set rsTab1Sum = Doc.DataSets("TAB1",1)
		rsMain.FldVal("SUMWITHOUTPDV") = rsTab1Sum.FldVal("TAB1_SUM")
	Set rsTab1Sum = Nothing

	.FldVal("SUMWITHOUTPDV_TEXT") = .FldVal("SUMWITHOUTPDV")
	rsMain.FldVal("DOCSUM") = rsMain.FldVal("SUMWITHOUTPDV") 
	.Post
	End With
END SUB

SUB AFTER_SPR()
With rsMain
	.Edit
	Set rsTab1 = Doc.DataSets("TAB1")
	rsTab1.Edit

	'If DocEditedFieldName = "TAB1_OV_NAME"   Then
	  'rsTab1.FldVal("TAB1_OV_NAME") = CurrSprDS.FldVal("NAME")
	'End If

	If DocEditedFieldName = "TAB1_NOMENKLATURA_NAME" Then
	   rsTab1.FldVal("TAB1_NOMENKLATURA_NAME") = CurrSprDS.FldVal("Name")
	   If  CurrSprDS.FldVal("Price")<>0 Then
		 rsTab1.FldOrigVal("TAB1_PRICE") = CurrSprDS.FldOrigVal("Price")
	   Else
		 rsTab1.FldVal("TAB1_PRICE") = Null
	   End if
	   '----- одиниці виміру 
	   'If Not isempty (CurrSprDS.Fields.Item("NUMHBUMEASURE")) Then
		 'Spr = App.GetSprValue("HBUMEASURE", "NUM", currSprDS.FldVal("NUMHBUMEASURE"), "NAME")
		 'If Cstr(Spr) <> "" Then
			'rsTab1.FldVal("TAB1_OV_NAME") = Spr
		 'Else
			'rsTab1.FldVal("TAB1_OV_NAME") = ""
		 'End if
	   'End if
	   '----

       ''' Тип Номенклатури 
       If currSprDS.FldVal("GOODSTYPE") = 0 Then
          rsTab1.FldVal("TAB1_T") = "Т"
       ElseIf currSprDS.FldVal("GOODSTYPE") = 1 Then
          rsTab1.FldVal("TAB1_T") = "П"  
       ElseIf currSprDS.FldVal("GOODSTYPE") = 2 Then
          rsTab1.FldVal("TAB1_T") = "Р" 
       ElseIf currSprDS.FldVal("GOODSTYPE") = 3 Then
          rsTab1.FldVal("TAB1_T") = "ТА" 
       ElseIf currSprDS.FldVal("GOODSTYPE") = 4 Then
          rsTab1.FldVal("TAB1_T") = "ОЗ" 
       ElseIf currSprDS.FldVal("GOODSTYPE") = 5 Then
          rsTab1.FldVal("TAB1_T") = "НМА" 
       End If

	End If

	If rsTab1.FldVal("TAB1_T") <> "" And (rsTab1.FldVal("TAB1_T") <> "Т" And rsTab1.FldVal("TAB1_T") <> "П") Then
		MyVar =MsgBox("Документ повинен містити лише типи номенклатури:" & vbcrlf & " Т - товар, П - послуга", 4160, "Увага!")
	End If

	rsTab1.Post
	Set rsTab1 = Nothing

End With
END SUB

Для простоти створення, ви можете скопіювати цей код та взяти його за основу. Якщо назви полів шаблону у вас інші, необхідно змінити в коді найменування цих полів.

Налаштування автоматичної нумерації документів та комплекту підписів

Щоб номери договорів проставлялися автоматично, необхідно внести зміни в параметри програми M.E.Doc. Для цього відкриваємо “Головне меню”, обираємо “Адміністрування”, відкриваємо “Параметри системи”, “Звітність”, у розділі “Автоматична нумерація документів” ставимо відмітку навпроти типу документа “Договір”. Детальніший опис інших налаштувань нумерації документів можна отримати натиснувши клавішу F1. В даній інструкції ми не будемо змінювати інші параметри нумерації документів, а просто натиснемо в налаштуваннях параметрів системи кнопку “Застосувати”.

Далі відкриваємо вкладку “Підпис” та у полі “Первинні документи” обираємо комплект підписів для первинних документів, перевіряємо чи з’явилося прізвище ім’я по-батькові особи яка повинна підписувати документи, якщо для підписання первинних документів використовуватиметься печатка – перевіряємо чи з’явилася назва організації. Якщо усе добре, натискаємо “Зберегти та вийти”.

Тестування шаблону

Коли усі попередні пункти успішно виконані, необхідно зберегти та закрити конструктор шаблона.

Далі нам потрібно перевірити чи усе працює належним чином, для цього відкриваємо головне меню програми M.E.Doc, вибираємо “Первинні документи” та відкриваємо “Реєстр електронних документів”. Натискаємо меню “Файл”, вибираємо “Створити” та натискаємо “Електронний документ”.

У вікні “Створення документа” необхідно вибрати групу в якій ми створювали шаблон, вибрати шаблон та натиснути кнопку “Створити”:

Після відкриття електронного документу, перевіряємо чи автоматично заповнилися номер договору та дата, обираємо з довідника контрагента, прописуємо ПІБ керівника організації контрагента та на підставі якого документа діє контрагент. Якщо контрагент новий і електронні документи раніше ми йому не надсилали, контрагента необхідно спочатку додати в довідник.

Перевіряємо чи завантажилися в договір реквізити сторін. Якщо частина реквізитів нашої організації не заповнена, необхідно додати їх у довідник “Картка підприємства”. Реквізити покупця додаються у довіднику “Контрагенти”. Після внесення та збереження усіх потрібних реквізитів в довідниках, щоб внесені дані завантажилися в електронний документ, потрібно натиснути у відкритому документі, на панелі інструментів кнопку “Оновити поля”:

Наступним кроком перевіряємо чи проводиться розрахунок суми в специфікації та чи прописується сума прописом у п. 3.3 договору. Для цього натискаємо на порожньому полі у стовпці “Товар” та вибираємо номенклатуру з довідника, при потребі додаємо нову номенклатуру у довідник з ціною товару, вводимо кількість.

Якщо сума розрахувалася автоматично та перенеслася у пункт 3.3 договору, зберігаємо документ та підписуємо його. Для цього на панелі інструментів натискаємо кнопку “Зберегти”, далі ліворуч знизу екрану натискаємо “Наступні дії”, обираємо “Підписати документ”.

Після введення паролю, повинна з’явитися позначка про те, що документ підписано:

Натискаємо “Наступні дії” та “Відправити документ”. Якщо даному контрагенту ми відправляємо первинні документи або договір вперше, програма запропонує додати контрагента у довідник, натискаємо “Продовжити”.

Якщо усе пройде успішно, з’явиться повідомлення:

Контрагент зможе побачити ваш договір після отримання повідомлення в реєстрі електронних документів.

Після того, як контрагент погодить документ та після натискання нами кнопки “Отримати повідомлення”, статус документу повинен змінитися на “Затверджено контрагентом”. У контрагента статус відображатиметься як “Затверджено”.

Публікація шаблону

Якщо у вас є група компаній, щоб для кожної організації не створювати заново шаблон, його можна опублікувати для інших компаній. Для цього потрібно закрити шаблон, виділити його та натиснути на панелі інструментів кнопку “Глобальний реєстр шаблонів”.

Після цього з’явиться вікно, в якому необхідно поставити відмітку “Публікація для всіх організацій у базі” та натиснути “Виконати”.

Опубліковані шаблони відображатимуться у групі “Публічні”.

Друк договорів бюджетними установами для подачі в держказначейство

Бюджетним установам, щоб здійснити оплату згідно вашого договору, необхідно подавати в Державне казначейство паперові документи. Це можуть бути роздруковані копії електронних договорів які надсилаються за допомогою програми M.E.Doc. Але якщо подаються копії, необхідно щоб на них відображалися позначки про накладені кваліфіковані електронні підписи. По замовченню, при друці електронних документів, зображення підписів та печаток не роздруковуються і дану опцію потрібно увімкнути у параметрах системи програми M.E.Doc. Дана опція називається “Накладати зображення підписів під час друку або друку в PDF” та “Накладати зображення штампів під час друку або друку в PDF”.

Експорт підписаних документів та перевірка підписів на сайті ЦЗО

Перед експортом переконайтеся, що в реєстрі електронних документів у документа статус “Затверджено”. Це означає, що електронний документ підписано усіма сторонами.

Далі необхідно виділити документ, натиснути меню “Файл”, вибрати “Експорт” та “Експорт у PDF з підписами”. Вкажіть шлях для збереження, виберіть “Документ з підписами” та натисніть “ОК”.

Перевіряти накладені на договір електроні підписи будемо на сайті Центрального засвідчувального органу. Міністерство цифрової трансформації України – головний орган у системі центральних органів виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері електронних довірчих послуг і виконує функції центрального засвідчувального органу.

Для перевірки електронного документу на наявність електронних підписів, необхідно відкрити сайт ЦЗО: https://czo.gov.ua/verify та обрати файл який був експортований з програми M.E.Doc у форматі PDF.

В результаті ми отримаємо протокол перевірки, в якому буду зазначені дані про підписантів.